Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber

Mit diesen Datenschutzhinweisen informiert Hermes Fulfilment gemäß Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung von Bewerberdaten.

Datenverarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen
Verantwortliche Stellen für die Datenverarbeitung ist nachfolgendes Hermes Unternehmen (soweit Du Dich bei einer oder mehrerer dieser Unternehmen beworben hast oder sich in einem Anbahnungsverhältnis zu einem Arbeitsvertrag befindest):

Hermes Fulfilment GmbH
Zentrale & Retourenbetrieb
Bannwarthstrasse 5
22179 Hamburg

Kontaktdaten (allgemein):
Telefon: +49 40 537 55 - 0
Telefax: +49 40 537 54 - 870
E-Mail: kontakt@hermes-ws.com

Datenverarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen
Bewerberdaten im Sinne dieser Datenschutzhinweise sind alle personenbezogenen Daten von Bewerberinnen und Bewerbern inklusive der von diesen eingereichten Bewerbungsunterlagen, welche Hermes Fulfilment im Rahmen der im Folgenden beschriebenen Zwecke verarbeitet.

Hermes Fulfilment verarbeitet Deine Bewerberdaten im Einklang mit den anwendbaren gesetzlichen Datenschutzvorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), zu den im Folgenden dargestellten Zwecken. Weitere Einzelheiten und Ergänzungen zu den Verarbeitungszwecken sind gegebenenfalls in den jeweiligen Vertragsunterlagen, Formularen oder vorformulierten Erklärungen enthalten:

  • Die Verarbeitung Deiner Bewerberdaten erfolgt grundsätzlich, um Deine Bewerbung im Hinblick auf eine konkrete Stellenbeschreibung zu prüfen und zu beurteilen oder – bei Initiativbewerbungen –im Hinblick auf offene Stellen zu evaluieren (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 BDSG).

  • Die Verarbeitung kann für bestimmte Zwecke auch aufgrund Deiner Einwilligung erfolgen (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO). Das ist insbesondere der Fall, wenn wir Dich danach fragen, ob wir Deine Bewerberdaten an ein anderes Hermes Unternehmen weitergeben dürfen oder Deine Bewerberdaten in einen Talent-Pool aufnehmen dürfen.

  • Darüber hinaus kann die Verarbeitung Deiner Bewerberdaten – sofern entsprechende gesetzliche Pflichten bestehen – auch zum Zwecke der Erfüllung öffentlicher Aufgaben oder im öffentlichen Interesse erfolgen (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c oder lit. e DSGVO). Solche gesetzlichen Verpflichtungen können sich insbesondere ergeben aus: Sozialgesetzbuch, Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung, Gewährleistung der Arbeitssicherheit, steuerrechtliche Kontroll- und Meldepflichten, Zwecke der Strafverfolgung oder Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche, etc.

Nicht unmittelbar bei Deinen erhobenen Daten und/oder Datenkategorien
Soweit dies für die Verarbeitung Deiner Bewerbung oder für die Verarbeitung zu den oben genannten Zwecken erforderlich ist, erheben wir ggfs. Daten von Dritten (z.B. Personalvermittler) oder aus öffentlichen Quellen (Handels- oder Melderegister, Presse, Internet oder soziale Medien), jedoch nur soweit wir nach den gesetzlichen Vorschriften diese Daten zulässigerweise erheben und verarbeiten dürfen. Zu den relevanten personenbezogenen Datenkategorien gehören insbesondere:

  • Adress- und Kontaktdaten (Wohnhaft, Telefonnummer, E-Mailadresse)

  • Informationen über Dich im Internet oder sozialen Netzwerken

Empfänger oder Kategorien von Empfängern
Unabhängig davon, über welchen Kanal Du Dich bei Hermes Fulfilment beworben hast (Hermes Fulfilment Online Jobportal, Soziale Netzwerke wie Xing oder LinkedIn, postalische Bewerbung) werden Deine Bewerberdaten in einer zentralen Bewerberdatenbank von Hermes Fulfilment gespeichert.

Innerhalb von Hermes erhalten nur diejenigen Personen und Stellen des jeweiligen Hermes Unternehmens Deine Bewerberdaten, die sie zur Bearbeitung Deiner Bewerbung oder zur Erfüllung von vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten benötigen (wie Führungskräfte, Stellenverantwortliche, Buchhaltung, HR-Mitarbeiter zur Vertragserstellung, usw.). Im Einzelfall können wir – sofern Du hierfür eine Einwilligung erteilt hast - Deine Bewerberdaten innerhalb des jeweiligen Hermes Unternehmens an Fachverantwortliche für andere vakante Stellen weitergeben, falls sich Deine Bewerbung hierfür eignet.

Darüber hinaus erfolgt eine Weitergabe Deiner Daten nur, sofern und soweit

  • wir hierzu zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (z.B. Auskunft, Meldung bei Finanzbehörden) verpflichtet sind oder die Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse liegt (z.B. Offenlegung bei Strafverfolgung);

  • externe Dienstleistungsunternehmen die Daten in unserem Auftrag verarbeiten (externe Rechenzentren, Betrieb der Bewerbermanagementdatenbank, usw.), wobei diese Dienstleister von uns vorgegebenen Sicherheitsstandards unterliegen;

  • Du uns hierzu ausdrücklich eine Einwilligung gegeben hast (z.B. wenn wir Deine Bewerbung an ein anderes Hermes Unternehmen weitergeben möchten).

Darüber hinaus werden wir Deine Bewerberdaten nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, dass wir Dich hierrüber ausdrücklich und gesondert informieren.

Speicherdauer
Wir verarbeiten und speichern Deine Bewerberdaten grundsätzlich für die Dauer des Bewerbungsverfahrens sowie für die Dauer einer sonstigen Vertragsanbahnung. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens oder der Vertragsanbahnung werden Deine elektronisch erhobenen Bewerberdaten für 6 Monate gespeichert und anschließend entweder anonymisiert oder vollständig gelöscht. Im Original übersandte Bewerberunterlagen werden spätestens nach Fristablauf im Original zurückgesandt.

Sofern Du uns hierzu ausdrücklich Deine Einwilligung gegeben hast, werden wir Deine Daten in unseren Talent-Pool übernehmen. Dort werden die Daten nach Ablauf von 12 Monaten gelöscht, sofern Du Deine Einwilligung nicht erneuerst.

Datenübermittlung in ein Drittland
Sämtliche von Dir an Hermes Fulfilment übermittelte Bewerberdaten werden innerhalb des europäischen Wirtschaftsraum EU/EWR gespeichert und verarbeitet. Nur sofern dies zur Erfüllung einer vertraglichen Verpflichtung Ihnen gegenüber erforderlich sein sollte (z.B. Bewerbung für eine Stelle im Ausland) oder Du eine ausdrückliche Einwilligung erteilt hast, werden Deine Daten in Drittländer übermittelt.

Deine Datenschutzrechte
Deine Bewerbung kannst Du jederzeit zurücknehmen. Bitte wende Dich hierzu mit formlosem Schreiben an den in der Stellenausschreibung genannten Ansprechpartner oder Ansprechpartnerin. Mit Eingang Deines Schreibens oder Deiner E-Mail ist das Bewerbungsverfahren für Dich abgeschlossen.

Ferner stehen Dir gegenüber Hermes Fulfilment hinsichtlich Deiner Bewerberdaten grundsätzlich folgende Rechte zu:

  • Recht auf Auskunft: Du hast das Recht auf Auskunft über Deine bei uns gespeicherten persönlichen Daten (Art. 15 DSGVO), insbesondere kannst Du Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Deine Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, die Herkunft Deiner Daten, sofern diese nicht direkt bei Dir erhoben wurden, verlangen. Bitte habe Verständnis, dass wir ggf. Nachweise von Dir verlangen, die belegen, dass Du die Person bist, für die Du Dich ausgibst.

  • Recht auf Berichtigung oder Löschung: Du hast jederzeit die Möglichkeit, Deine personenbezogenen Daten berichtigen oder löschen zu lassen, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen dafür jeweils erfüllt sind. Im Falle von Unrichtigkeiten werden wir die bei uns gespeicherten Daten nach Mitteilung durch Dich unverzüglich korrigieren. Personenbezogene Daten werden gelöscht, wenn gesetzliche Voraussetzungen erfüllt sind, u.a. weil die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind oder diese Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.

    Von der Löschung ausgenommen sind ausschließlich die Daten, die wir zur Abwicklung noch ausstehender Aufgaben (z.B. zur Vertragserfüllung) oder zur Durchsetzung unserer Rechte und Ansprüche benötigen, sowie Daten, die wir aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen weiter speichern müssen.

  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Du kannst von uns, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen gem. Art. 18 DSGVO dafür erfüllt sind, verlangen, dass wir die Verarbeitung Deiner Daten einschränken. Dies ist z. B. der Fall, wenn und soweit die Richtigkeit der Daten von Dir bestritten werden, der Verantwortliche die Daten nicht mehr benötigt, Du jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigst oder Du gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hast.
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung: Unter den Voraussetzungen des Art. 21 Abs. 1 DSGVO kann der Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, widersprochen werden. Das vorstehende allgemeine Widerspruchsrecht gilt für alle Verarbeitungszwecke, die auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO verarbeitet werden. Anders als bei dem auf die Datenverarbeitung auf Basis einer Einwilligung gerichteten speziellen Widerspruchsrecht, sind wir nach der DSGVO zur Umsetzung eines solchen allgemeinen Widerspruchs nur verpflichtet, wenn Du uns hierfür Gründe von übergeordneter Bedeutung nennst (z.B. eine mögliche Gefahr für Leben oder Gesundheit) und wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, die Deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

    Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte an die unter Ziffer 8 genannten Ansprechpartner erfolgen.

  • Recht auf Datenübertragbarkeit: Du hast das Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 DSGVO, d.h. das Recht, ausgewählte bei uns über Dich gespeicherte Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format übertragen zu bekommen oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

  • Widerrufsrecht: Insofern wir Daten auf Basis einer durch Dich erteilten Einwilligung verarbeiten, hast Du jederzeit das Recht, die erteilte Einwilligung zu widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung hat nicht zur Folge, dass die bis zum Zeitpunkt des Widerrufs auf Basis der Einwilligung erfolgte Datenverarbeitung unwirksam wird.

  • Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde: Du hast das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde einzureichen. Du kannst Dich dazu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Deinen Wohnort bzw. Dein Bundesland zuständig ist oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde.

Gegebenenfalls bestehen einige der vorgenannten Rechte nur unter zusätzlichen Voraussetzungen.

Sofern Du uns eine Einwilligung für die Verarbeitung Deiner Bewerberdaten gegeben hast (insbesondere für eine längere Aufbewahrung), hast Du das Recht, diese Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Ansprechpartner oder Ansprechpartnerin und Datenschutzbeauftragter
Bei Fragen zu Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Deiner Bewerberdaten sowie für Auskünfte, Berichtigungen, Löschungen, Verarbeitungseinschränkungen, Widersprüche oder wegen der Übertragung Deiner Daten wendest Du Dich bitte an:

Hermes Fulfilment GmbH
Alexander Nörenberg
Datenschutzbeauftragter
Bannwarthstrasse 5
D-22179 Hamburg

Telefon: +49 40  646041-4837
E-Mail: alexander.noerenberg@hermes-ws.com

Achte bitte bei Deiner Anfrage darauf, uns Deine vollständigen Kontaktdaten (Vorname, Name und Adresse) zur Verfügung zu stellen; nur so können wir Dich eindeutig identifizieren und Deine Anfrage schnell beantworten.

Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Hermes Fulfilment setzt keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gemäß Art. 22 DSGVO im Zusammenhang mit Deiner Bewerbung oder Deinen Bewerbungsdaten ein.

Stand: April 2021

 

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